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Home Office: como implementar e fazer com que ele seja eficiente na empresa

Recursos Humanos - por Fernanda Pinheiro em 29/07/2020 - Leia em 8 minutos

home office mulher trabalho remoto em casa à distância
Desde o início do coronavírus, o home office tem sido uma das principais pautas em organizações do mundo inteiro. Descubra o que é home office e veja como implementá-lo com eficiência na sua empresa!

O mundo do trabalho mudou. Hoje, com a pandemia ainda às soltas e o distanciamento social ativo, escritórios de todo o Brasil se encontram vazios, com os funcionários trabalhando de forma remota e fazendo reuniões por videochamada. A pergunta que fica agora é: o home office veio para ficar?

Se você ainda não sabe o que é home office, ou se deseja implementá-lo na sua empresa, esse texto é para você. Continue lendo e descubra:

O que é home office, como e quando ele surgiu?

De forma concisa, podemos definir o que é home office como um modelo de trabalho flexível, que permite a um ou mais colaboradores cumprirem a carga horária fora do ambiente físico da empresa, seja de forma parcial ou integral. 

Embora tenha se intensificado nos últimos anos, não é de hoje que se fala em home office. Inclusive, a prática, que em português costuma ser traduzida como trabalho remoto ou teletrabalho, era bastante comum antes mesmo da Revolução Industrial, ocorrida entre os séculos XVIII e XIX, que alterou radicalmente o modo de trabalho

Foi só a partir da Revolução que se popularizaram, por exemplo, o trabalho presencial no chão de fábrica e as jornadas fixas. Avançando para os tempos modernos e digitais, porém, é notório que cada vez mais pessoas físicas e jurídicas se mostram a favor de romper com essa antiga lógica industrial e defendem jeitos mais flexíveis de se trabalhar.

No entanto, para ter uma experiência de fato positiva e produtiva, os funcionários em home-office devem contar com alguns instrumentos essenciais.

Exemplos disso são ter boa conexão com a internet, dispositivos eletrônicos capazes de realizar videochamadas, além de um espaço adequado em casa para realizar as atividades de forma remota, como um escritório com mesa e cadeira confortáveis e um ambiente silencioso de trabalho.

Contudo, na grande maioria dos casos, as empresas que se adaptaram ao regime home office, frente ao surgimento súbito da Covid-19, tiveram que fazê-lo de forma improvisada e às pressas. Com o passar do tempo, as companhias e seus funcionários puderam fazer ajustes ao modelo, algumas com maior sucesso que outras. 

Aliás, a maioria das empresas se dizem satisfeitas com a implementação do teletrabalho, e muitas já questionam um retorno imediato às antigas rotinas presenciais e em escritórios após o fim da pandemia.

Quais são as maiores vantagens e desvantagens do trabalho remoto?

Mas, como tudo na vida e nos negócios, não existem apenas pontos positivos ou negativos de se trabalhar em home office. Vamos listar, agora, as principais vantagens e desvantagens do trabalho à distância.

Vantagens

  1. Redução de custos para a empresa

Além de neutralizar os custos com escritórios, que podem ser extremamente caros a depender da localização da sua empresa, o trabalho à distância não requer transporte para seus funcionários. Só a economia com vale transporte e com aluguel de salas comerciais é mais que o suficiente para convencer algumas empresas a transitarem ao home office.

  1. Flexibilidade é um ponto forte para atrair novos talentos

Os trabalhadores das gerações X, Y e Z são muito diferentes daqueles de gerações mais antigas, e uma das coisas que eles mais prezam é ter flexibilidade na hora de atuar. Permitir o teletrabalho é uma forma, então, de atrair esses jovens talentos a colaborarem na sua empresa.

  1. Menos trânsito e estresse para os colaboradores

Se sua empresa fica em uma capital ou em uma grande cidade, você com certeza sabe que o trânsito é um grande problema, principalmente na hora do rush. Os seus colaboradores se sentirão muito menos estressados só de não ter que acordar muito mais cedo e pegar um transporte público lotado.

  1. Menos tempo de trabalho improdutivo

Durante a rotina em escritório, é natural que as pessoas parem para conversar enquanto buscam um café na copa ou esperam na fila do bebedouro. Mas se somadas, essas pequenas pausas acabam sendo bastante improdutivas. Estando em home office, naturalmente esse tempo perdido é evitado.

Desvantagens

  1. Menor interação social entre colaboradores

A principal desvantagem do home office é que ele limita severamente a interação social dos seus colaboradores e entre eles, principalmente. Nós somos seres sociais, portanto esse distanciamento pode ser bastante prejudicial para a saúde mental de todos.

  1. Requer um ambiente em casa adequado ao trabalho

Assim como o ambiente de escritório precisa ser silencioso e confortável para estimular a atividade produtiva, o ambiente em casa também precisa sê-lo. Se o seu colaborador não possui um ambiente reservado para trabalhar ou não tem mesa e cadeira adequadas, certamente seu desempenho será afetado.

  1. Menos exercício físico para todos

Pesquisas feitas durante o home office mostram que as pessoas estão se exercitando muito menos. Ir ao escritório exige sempre certo esforço físico, seja a caminhada até o ponto de ônibus ou até o estacionamento. E, por menor que pareçam, essas atividades influenciam na saúde física dos colaboradores.

  1. Jornadas de trabalho muito mais extensas

Muitas pessoas que transitaram ao teletrabalho relataram que estão trabalhando muito mais do que antes. E isso faz sentido, visto que o tempo gasto no trânsito e o tempo improdutivo em escritório foram convertidos em tempo de trabalho. É preciso ficar atento à isso porque, no longo prazo, esse trabalho em excesso vira burnout, prejudicando bastante a produtividade dos colaboradores.

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Como implementar o home office com eficiência?

1. Verifique quais funções podem ser adaptadas ao home office

Embora seja aplicável a diversas posições de trabalho, nem sempre o home office é uma opção viável. 

O trabalho de escritório, feito primariamente com computadores, pode ser facilmente transposto ao home office. Entretanto, funcionários que trabalham nas linhas de montagem das fábricas, por exemplo, não podem ser transferidas para o modelo remoto, como não o podem os caminhoneiros das empresas de logística, os trabalhadores da saúde e os profissionais da segurança.

Por isso, o primeiro passo para implementar o home office é listar todas os funcionários da empresa e verificar quais podem ser transferidos para o regime à distância.

2. Liste todos os equipamentos necessários 

Para trabalhar bem, todos precisamos ter as condições adequadas. Portanto, antes da transição ao home office, é importantíssimo garantir que todos os seus colaboradores terão as ferramentas que precisam para fazer um bom trabalho.

Entre os equipamentos que você deve verificar, os principais são:

  • boa conexão com a internet
  • computadores em boas condições;
  • aparelho celular smartphone;
  • microfone;
  • câmera.

3. Faça supervisão de desempenho e colete o feedback dos colaboradores

Sair do escritório e começar a trabalhar de casa é uma grande mudança. E como toda mudança, é natural levar certo tempo até as coisas se encaixarem e os imprevistos serem superados. 

Mas, se você quer acelerar a adaptação ao home office e elevar a produtividade dos seus colaboradores, é essencial supervisionar o desempenho do pessoal e conseguir feedback de cada um.

Existem diversas metodologias para averiguar o desempenho, como estabelecer metas diárias ou semanais a serem cumpridas, utilizar software de análise de produtividade. Verifique as opções que mais se adequam à natureza do trabalho da sua empresa e comece a medir a performance da sua equipe.

E com relação ao feedback, é sempre preferível fazê-lo por videochamada. Desta forma, você terá noção da linguagem corporal do colaborador e poderá extrair informações mais ricas sobre o que ele está achando do modelo home office. 

Por fim, é de grande valor também manter a comunicação com seus colaboradores. As pessoas estão isoladas em casa há meses, e é natural que isso tenha consequência na saúde mental e na produtividade delas. Manter um bom diálogo é uma forma de encurtar a distância e fazer os funcionários se sentirem acolhidos em sua empresa.

4. Lembre-se: a tendência é sempre melhorar

É importante ressaltar que a maioria das empresas que estão trabalhando remotamente, hoje, não possuem tempo o suficiente em home office para aparar as arestas e aprimorar o trabalho remoto. 

Por isso, se a experiência na sua empresa não está sendo muito positiva, não se preocupe: isso é natural e tudo indica que deve mudar para melhor.

À medida que novas tecnologias de teletrabalho são desenvolvidas e que as empresas compreendem as necessidades dos seus colaboradores, adequando seus processos internos e auxiliando-os a construir um ambiente de trabalho em casa produtivo, a tendência é que a experiência do home office se torne cada vez mais positiva para todos.

Então, com essa ressalva, a gente encerra aqui o nosso texto sobre “home office: como implementar e fazer com que ele seja eficiente na sua empresa”.

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