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Onboarding: como receber e integrar novos colaboradores de forma eficiente

Recursos Humanos - por Fernanda Pinheiro em 02/07/2020 - Leia em 9 minutos

Onboarding: como integrar colaboradores
Realizar uma boa recepção dos novos funcionários é fundamental para fazê-los se sentir em casa. Continue lendo o texto e entenda o que é onboarding, e como fazer uma boa integração de funcionários.

Os primeiros dias em um trabalho são sempre os mais difíceis. É normal sentir aquele frio na barriga e uma certa tensão de ter que se integrar a uma equipe já coesa, mas esse processo não precisa ser tão difícil. É aí que entra o onboarding.

O onboarding é um jeito simples de tornar as recepções mais calorosas e facilitar a integração de novos funcionários. Com isso, pode trazer diversos benefícios para o seu time de colaboradores e à organização como um todo.

Quer saber sobre o que o onboarding pode fazer por sua empresa? Continue lendo o texto e descubra: 

O que é onboarding?

Ainda hoje, é comum ver empresas que se dedicam bastante para atrair bons talentos mas que, assim que o processo seletivo termina, muda sua postura. A atenção deixa de ser a mesma e o colaborador passa a se sentir “apenas mais um” dentro da estrutura organizacional. 

Essa falta de cuidado com o profissional pode acabar elevando a um aumento do turnover, com prejuízos graves para a produtividade e a satisfação do quadro de funcionários.

O onboarding é uma expressão em inglês que pode ser traduzida como “receber a bordo”. É um processo que surgiu na década de 70, nos Estados Unidos, mas que só começou a ganhar popularidade dentro das empresas nos últimos anos. 

De um modo geral, o onboarding visa suavizar a integração de funcionários, através de políticas de boas-vindas, orientações e treinamentos preliminares. Normalmente, envolve duas etapas: planejamento, ou pré-boarding, e execução, ou onboarding.

Essas etapas podem ser realizadas antes dos novos contratados assumirem seus postos de trabalho ou enquanto assumem suas novas funções. Na verdade, existem diversas maneiras diferentes de realizar o onboarding, e não há uma receita de bolo que se aplique à todos. 

Algumas empresas, por exemplo, gostam de realizar tours no primeiro dia para apresentar o restante da equipe e observar como os novos colaboradores interagem. Outras preferem fazer um evento celebratório no final da primeira semana, para coroar a chegada dos novatos.

O mais importante, aqui, é estruturar um processo que se encaixe bem em sua organização, e que seja capaz de fazer uma recepção calorosa e uma capacitação hábil dos seus novos colaboradores. 

Por que a integração de funcionários é tão importante?

Os primeiros dias do colaborador em uma organização são extremamente importantes para o novo funcionário — afinal, quem não quer ser bem recebido, não é mesmo? 

Mas é importante ressaltar que realizar essa primeira integração de funcionários é fundamental para a organização e seu employer branding, também! Lembra daquela expressão “a primeira impressão é a que fica”? Por mais que seja um clichê antigo, não deixa de ser verdade, e é uma boa demonstração da importância do onboarding. 

A marca empregadora é um dos principais cartões de visita de uma empresa para com o mercado de trabalho. Portanto, fazer uma boa recepção é fundamental para sedimentar sua posição como uma empresa que se preocupa com os colaboradores e que atua para manter a equipe unida e satisfeita.

Além disso, o momento em que os funcionários mais costumam falar sobre uma empresa é justamente nos seus primeiros dias dentro da organização. Por isso, o onboarding é uma maneira efetiva de gerenciar as impressões dos seus novos colaboradores, unir a equipe e fortalecer o seu employer branding. 

Por fim, outro grande benefício do onboarding, e que não pode deixar de ser mencionado, é seu potencial para reduzir o turnover da equipe. O turnover, ou taxa média de saída de funcionários, é uma métrica crucial para identificar se o processo seletivo da empresa é eficiente e se ela está cuidando bem dos seus talentos.

Toda demissão pode ser traumática para uma empresa, principalmente se esse processo for conturbado ou se teve uma origem conflituosa, e essa troca de funcionários sempre acarreta em perdas de produtividade. Seja pela ausência temporária de um membro da equipe, seja pelo processo natural de adaptação do novo contratado.

Além de evitar o turnover prematuro, o onboarding pode reduzir seus impactos negativos, pois acelera a adaptação dos profissionais recém-chegados. 

Como fazer o onboarding de novos funcionários?

O processo do onboarding pode ser dividido em duas etapas: o pré-boarding, que é a fase de planejamento, e o onboarding, que é a fase de execução. A seguir, vamos abordar em detalhes as duas fases.

Pré-boarding ou Planejamento

O primeiro passo para realizar um onboarding de sucesso é elaborar um bom planejamento. O objetivo principal do planejamento é garantir que o onboarding ocorra de forma fluida, objetiva e com o mínimo possível de imprevistos. 

Nessa fase inicial, é importante definir coisas como quem serão os responsáveis da empresa por conduzir o onboarding, quanto tempo ele levará, como será a rotina dos novos funcionários durante o treinamento e quais os conteúdos que lhes serão ensinados.

É importante definir na fase de planejamento, também, a alocação dos recursos que serão gastos com o onboarding. Se você está planejando fazer um café da manhã de boas-vindas, por exemplo, esse valor precisa constar no planejamento do onboarding. Desta forma, você não surpreende o setor financeiro da empresa com gastos inesperados ou fora de padrão, evitando uma possível inconveniência.

Outra questão que vale a pena mencionar é que existem maneiras diferentes de conduzir o seu onboarding. 

Algumas empresas preferem fazer uma imersão inicial, logo quando o novo funcionário chega. Já outras têm preferência por deixar o funcionário colocar as mãos na massa primeiro e realizar esse processo de treinamento e integração ao longo do tempo.

Existem vantagens e desvantagens para cada um desses métodos. Uma imersão mais prolongada no início pode ser mais efetiva na integração com a equipe e na capacitação da mão-de-obra. Em compensação, ela é capaz de estender os impactos da transição de colaboradores na produtividade do setor, visto que levará mais tempo até o funcionário começar, de fato, a exercer sua função.

Por sua vez, as integrações que ocorrem em paralelo ao início das atividades produtivas aceleram esse processo de transição, mas em possível detrimento da integração do funcionário à equipe. Por isso, é importante reservar um tempinho da fase de planejamento para debater essas questões internamente.

Onboarding ou Execução

Agora que você já tem o planejamento completo do seu onboarding em mãos, é hora de colocá-lo em ação. E uma boa maneira de iniciar isso é introduzindo a cultura organizacional da empresa para os novos talentos. 

A cultura organizacional é um dos pilares fundamentais para realizar a integração de funcionários. Conhecer a cultura da empresa, sua missão, visão e valores é essencial para orientar o novo colaborador e fazê-lo se sentir parte de algo maior.

Nessa hora, não tenha medo de se aprofundar: tome o seu tempo para falar dos horários, das reuniões, dos eventos internos, da estrutura organizacional etc. 

Após fazer esse panorama geral, o seu onboarding poderá ser personalizado para o setor em questão da empresa. Cada área da empresa tem seus próprios processos e maneiras de atuar, portanto é importante que a recepção em cada setor seja personalizada. 

Desta forma, os novos integrantes terão um entendimento considerável tanto do macro da empresa como do micro. Isto é, poderão compreender tanto a estrutura geral da organização bem como a forma em que devem trabalhar dentro de cada departamento.

Nesse onboarding setorial, busque falar das responsabilidades, do modo de atuar do grupo, das metas do departamento e o que mais for necessário para que o colaborador possa iniciar suas atividades. 

Para concluir, uma boa forma de arredondar a sua execução é colher o feedback do onboarding com os colaboradores recém-chegados. Essa é uma maneira de medir a qualidade da integração de funcionários e realizar os ajustes necessários para otimizar sua estratégia de treinamento e recepção.

Outra possibilidade é trazer os novos colaboradores ao time de onboarding, para que eles possam trazer esse feedback à prática na próxima vez que a empresa concluir um processo seletivo.

Cases de sucesso do onboarding

Um grande case de sucesso e que demonstra o potencial do onboarding é a Google, a gigante do mundo tech. A empresa tem plena confiança da importância de se realizar uma boa integração inicial de novos funcionários, e busca fazer desse contato inicial um momento especial.

E uma estratégia interessante que a empresa adotou foi a criação de pequenos grupos internos para realizar a recepção. Isso pode fazer uma grande diferença para os recém-chegados, especialmente em uma empresa tão grande, com dezenas de departamentos e centenas de funcionários em uma só sede.

Desta forma, o novo colaborador pode se sentir mais confortável em falar o que pensa e interagir com o pequeno grupo de recepção.

O Facebook tem uma estratégia diferente e mais intensa de integração. Os novos funcionários fazem uma imersão de seis semanas em um campo de treinamento. Embora seja mais custoso, esse tipo de onboarding mais aprofundado tem seus benefícios, e pode criar uma coesão forte no time em pouquíssimo tempo.

Durante esse campo de treinamento, os novos empregados da empresa aprendem tudo que precisam saber sobre a cultura organizacional do Facebook, bem como qual o papel que cada um terá que empenhar dentro da empresa.

Portanto, como você pôde ver, existem inúmeras maneiras diferentes de se fazer o onboarding de novos funcionários, e nenhuma é necessariamente melhor que as outras. Cada empresa gosta de realizar a integração de um jeito, e cabe à você identificar o que se encaixar melhor na sua organização.

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